第1章 系統(tǒng)的概述

數(shù)倫科技公司開發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一部分業(yè)務(wù)活動物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

系統(tǒng)是一套文檔或物品安全管理系統(tǒng)，可以很好的管理保密文檔，允許誰可以有權(quán)限的借閱文檔，并及時查看到文檔和用戶的詳細(xì)信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實(shí)現(xiàn)全自動化，從而提高文檔的使用效率；對保密文檔或高價值文檔書籍執(zhí)行相關(guān)使用條例提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段；為文檔真實(shí)性的鑒別提供了可靠的方法。

文檔柜或重要物品存儲柜可以存儲重要的文檔及物品。通過系統(tǒng)下達(dá)相應(yīng)的任務(wù)，文檔柜系統(tǒng)才有權(quán)限被打開，讓用戶取相應(yīng)的文檔或物品；門禁系統(tǒng)可以有效的管理機(jī)關(guān)重要文檔被隨意帶出情況；復(fù)印機(jī)通過系統(tǒng)的管理，可以有效的控制有權(quán)限的人才可以復(fù)印文檔，不能隨意的復(fù)印任何文檔；銷毀機(jī)可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權(quán)限以及該文檔是否真正被銷毀。

第2章 系統(tǒng)的功能

當(dāng)RFID技術(shù)與每件對象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關(guān)系后，一個具備新文檔登記、自動盤存及定位、自動引導(dǎo)、自動識別、自動追蹤、復(fù)印和銷毀控制、快速查詢及報警、統(tǒng)計文檔等功能的安全管理系統(tǒng)就建立起來了。各功能如下：

(1) 新文檔登記：每一個新的文檔在入庫時都會被黏貼一個RFID標(biāo)簽，通過標(biāo)簽與系統(tǒng)中相應(yīng)文檔的綁定操作，即當(dāng)以后當(dāng)掃描到一個文檔標(biāo)簽時系統(tǒng)會自動搜索出該文檔所有的相關(guān)信息。

(2) 自動盤存及定位：每個智能文檔柜利用讀寫器內(nèi)部的程序控制讀寫器所連接的天線，逐個掃描也就是讀取文檔柜內(nèi)標(biāo)簽的過程，確定文檔是否存在；

(3) 自動引導(dǎo)：一旦得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時間內(nèi)找到所需要的文檔。

(4) 自動識別：當(dāng)借閱者通過文檔資源管理子系統(tǒng)查找出自己所需文檔的具體位置，提出借閱申請，在申請得到批準(zhǔn)后，憑著自己的合法身份卡，從文檔柜中取出需要的資料，系統(tǒng)會對整個行為自動記錄。

(5) 自動追蹤：夾帶在衣服、包裹內(nèi)的文檔資料，經(jīng)過單位出入口時系統(tǒng)會自動發(fā)現(xiàn)，對于發(fā)現(xiàn)的文檔資料，系統(tǒng)自動判斷是否報警；文檔資料離開保密室后，系統(tǒng)也可以自動追蹤文檔的移動路線，對所經(jīng)過的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等)，系統(tǒng)自動記憶經(jīng)過的時間；對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。

(6)復(fù)印和銷毀控制：通過在復(fù)印機(jī)和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應(yīng)天線。當(dāng)讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準(zhǔn)的復(fù)印或銷毀任務(wù)，控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標(biāo)簽信號，并核對該文檔后來指令復(fù)印機(jī)是否給予復(fù)印或銷毀機(jī)是否予以銷毀。復(fù)印和銷毀行為結(jié)束后，向中心系統(tǒng)發(fā)回狀態(tài)信息。

(7)快速巡查及報警：文檔資料的管理人員、領(lǐng)用人員、借用人員均與系統(tǒng)綁定，異常發(fā)生后，系統(tǒng)可進(jìn)行快速巡檢并發(fā)出報警信號：瞬間提示文檔資料是否移動、是否損壞及移動信息，自動生成相關(guān)人員及物品通行記錄。

（8） 流程管理：安全的個體識別（識別號唯一），可以嚴(yán)格控管文檔之借閱及歸還、流轉(zhuǎn)等流程，確保文件狀態(tài)之可視化，實(shí)時自動登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能將文件簽核、調(diào)閱、銷毀等與文檔實(shí)體緊密結(jié)合，達(dá)到全面的文檔管理

（9）統(tǒng)計文檔功能：領(lǐng)導(dǎo)可以查看到具體某個時間段的文檔外借情況；某一份文檔被哪些人外借過；通過文檔編號查看到具體的某一份文檔等等。

第3章 系統(tǒng)的組成

該系統(tǒng)主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成。

3.1. 硬件系統(tǒng)

文檔管理和防偽系統(tǒng)的硬件包括：（1）文檔柜管理單元（2）門禁系統(tǒng)（3）文檔標(biāo)簽（4）文檔復(fù)印和銷毀系統(tǒng)（5）網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)（6）數(shù)據(jù)中心電腦等六大部分。具體介紹如下：

（1）文檔管理單元：具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤，當(dāng)有效的卡或口令輸入時，柜子的門會自動打開，系統(tǒng)也不會因拿出或放入文檔而發(fā)出警報，否則，柜子門不會打開，柜櫥會發(fā)出警報。該柜子還配有顯示屏，顯示所輸入的口令和持卡人姓名，以及取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認(rèn)，同時該顯示屏也會顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個中心控制器，通過中心控制器來控制這些設(shè)備。文檔柜在一定事件(如關(guān)門、讀卡或按某一按鈕)的觸發(fā)下，將對整個柜子內(nèi)附著于文檔及文檔夾上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取，以檢測文檔的增減，并將該信息傳送到中心系統(tǒng)或顯示出來以供確認(rèn)。文檔柜裝有多接收發(fā)射的RFID讀寫器，該讀寫器連接到柜中各個天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖，由中心控制器控制其開關(guān)，當(dāng)有效的卡插入或口令鍵入后，抽屜將自動打開或者中心系統(tǒng)命令其打開。抽屜內(nèi)有懸掛文檔夾的支架。


圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

（2）門禁系統(tǒng)：門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊，該模塊包括一個RFID讀寫器，一個RFID天線和一個LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口，模塊還包括一個紅外探測器模塊和一個攝錄機(jī)。RFID讀寫器、紅外探測器、攝錄機(jī)均被連接到一個控制器，該控制器具有串口、以太網(wǎng)接口及無線網(wǎng)卡，用以連接到中心系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與人員遠(yuǎn)距離RFID工作證配合使用，并且該門禁系統(tǒng)對借閱者隨身攜帶出去的文檔會自動判斷是否報警：對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。



圖3.2 RFID門禁系統(tǒng)

（3）文檔標(biāo)簽：文檔標(biāo)簽有兩種形式：一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書籍或資料上；另一種是通過將一個RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書籍或資料上。


圖3.3文檔上的RFID標(biāo)簽



圖3.4 附著RFID標(biāo)簽的文檔夾

（4）網(wǎng)絡(luò)接入方式：各個模塊通過有線或者無線的方式與中央服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。無線接入方式包括：GPRS、WIFI和藍(lán)牙等目前比較流行的無線通信方式。

（5）數(shù)據(jù)中心電腦：

整個RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職，實(shí)現(xiàn)了文檔資料的高效、安全管理。


系統(tǒng)圖