摘 要：ERP軟件的應用目標是使企業(yè)的資源得到最有效地利用，使企業(yè)獲得最大的經(jīng)營效益。然而，近幾年大多數(shù)國內(nèi)企業(yè)應用ERP軟件之后，往往達不到預期的效果，成功率低、可用性差。針對上述問題，剖析國內(nèi)企業(yè)的特點后，提出了整體設計和牽引實施的概念，把ERP的管理思想逐漸融合到企業(yè)信息化的工作中，發(fā)揮ERP對企業(yè)的牽引作用，在J2EE架構上，用JAVA語言設計并實現(xiàn)了企業(yè)管理引擎系統(tǒng)。使ERP軟件在企業(yè)應用中存在的問題得到了解決，達到了預期的效果。
關鍵詞：牽引；工作流；引擎；整體方案
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雖然我國的企業(yè)信息化工作取得了一定的成績，但是作為計算機系統(tǒng)的應用，還遠不能滿足企業(yè)的真正需求，尤其是ERP的實施和使用效果并不十分理想，據(jù)有關部門在這方面的統(tǒng)計數(shù)字表明：實施后的ERP系統(tǒng)，可用率只在20%左右，成功率則更低[1]。國外的企業(yè)應用ERP能夠獲得成功，而在國內(nèi)的應用卻不理想。這個問題一直是國內(nèi)企業(yè)面臨的困惑之一，也是ERP軟件開發(fā)機構遇到的棘手問題。
針對上述問題，筆者進行了分析和總結，認為：基本原因是企業(yè)的管理模式與ERP的設計思想發(fā)生了碰撞造成的， ERP的管理思想出自西方經(jīng)濟發(fā)達國家和地區(qū)，在ERP軟件產(chǎn)品中固化了大量的標準流程，這些流程是在西方多年的管理體制下形成的，而國內(nèi)企業(yè)現(xiàn)今正處于從傳統(tǒng)的、不規(guī)范的管理模式向現(xiàn)代企業(yè)管理模式轉變的過程，對國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)（特別是國有企業(yè)）的管理模式是一個突變的過程。互相不能適應，從而導致了應用效率低的問題。
如何解決這一矛盾，用行政命令的辦法當然起不到應有的效果，反而會走向形式化，最終浪費時間和資金，無法提高企業(yè)的管理效益。這也正是導致目前尷尬局面的原因之一。
按照國家信息化有關部門的要求，為了實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，經(jīng)過對國內(nèi)外ERP系統(tǒng)及其實施情況的多方了解，結合企業(yè)的實際需求，通過對企業(yè)綜合業(yè)務管理現(xiàn)狀進行反復的調(diào)研和分析，本文采用了整體方案設計、牽引式實施的方法。并設計和實現(xiàn)了具有ERP管理思想的“企業(yè)管理引擎”系統(tǒng)。借此牽引企業(yè)逐步地實現(xiàn)先進的企業(yè)管理模式，最終實現(xiàn)應用ERP系統(tǒng)的目的。本文方案獲得了用戶的認可，所開發(fā)的產(chǎn)品在企業(yè)的應用和實施中獲得了成功。以下簡要地介紹系統(tǒng)的設計特點和實施過程。供國內(nèi)的同行在ERP的設計和應用中參考。
1 企業(yè)整體解決方案的設計
企業(yè)經(jīng)營管理的全球化和多元化推動了世界范圍內(nèi)企業(yè)結構的變化，并且使業(yè)務流程日益復雜。這種趨勢推動了產(chǎn)品和業(yè)務流程的革新和對信息高速公路的應用。所有這些都要求企業(yè)以更短的反應時間來進行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。而有時效性的決策必須基于不斷提供的實時信息[2]。
1.1 統(tǒng)一的平臺及統(tǒng)一的桌面
企業(yè)管理引擎的體系結構包含三個層次：信息集成、過程集成、企業(yè)及企業(yè)間集成。支持多個中間層服務器同時運行，所有客戶端都可以連接任意一臺中間層服務器。這樣可以有效分流負載，也方便管理。最好的運行方式是所有系統(tǒng)的客戶端由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一安排，分組連接指定的中間層服務器。軟件實現(xiàn)采用統(tǒng)一的業(yè)務平臺、統(tǒng)一的桌面，實現(xiàn)整體化的企業(yè)管理解決方案。以企業(yè)管理引擎的業(yè)務平臺為應用支持，通過插接配置組件化的業(yè)務管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)從單一業(yè)務管理系統(tǒng)到企業(yè)完整化管理系統(tǒng)的建設，使系統(tǒng)具有良好的開放性、擴展性和兼容性，從而大大降低系統(tǒng)建設與實施的難度及投資風險；強大的工作流引擎牽引企業(yè)的各項業(yè)務處理從無序向有序、從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理方式轉變，最終達到ERP的管理目標。
為桌面提供一種通用的工作平臺[3]，供企業(yè)內(nèi)的全體用戶同步處理各項業(yè)務及辦公事務，從而輕松地跨越部門壁壘。系統(tǒng)開設有公告欄，用戶可以發(fā)布和共享信息，還可以利用短消息功能隨時交流信息。系統(tǒng)為用戶提供待辦事宜機制，在主界面以列表形式向登錄用戶集中提示其待辦的任務，用戶可點擊待辦事項直接進入相應業(yè)務系統(tǒng)進行處理。系統(tǒng)也支持用戶根據(jù)個人的工作范疇和習慣偏好，在通用的工作平臺機制上進行個性化的設置，令工作輕松愜意，極大地提高了個人的工作效率。統(tǒng)一桌面如圖1所示。
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1.2 四個中心為主體的體系結構
以整合企業(yè)資源，保證企業(yè)資源的統(tǒng)一配置、利用及管理，從而實現(xiàn)企業(yè)效益最大化為目的，為各項業(yè)務組件的應用提供統(tǒng)一的控制中心、業(yè)務中心、數(shù)據(jù)中心和分析決策中心， 徹底打破了單項業(yè)務系統(tǒng)“各自為政”的分離局面，消除信息孤島，實現(xiàn)跨部門、跨業(yè)務的協(xié)同工作。軟件的總體結構如圖2所示。
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?。?）控制中心
完成整個企業(yè)管理框架及業(yè)務設定。建立企業(yè)組織機構及各個管理體系，設定管理崗位，建立員工檔案。對管理業(yè)務的不同崗位進行授權，規(guī)定工作范圍和操作對象。根據(jù)預算項目或具體業(yè)務，設置業(yè)務系統(tǒng)。以現(xiàn)實業(yè)務流程及規(guī)章制度為基礎，利用工作流管理工具設置各具體業(yè)務流程及判斷控制。
?。?）數(shù)據(jù)中心
統(tǒng)一管理企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)，支持數(shù)據(jù)的集中存儲和分散操作。數(shù)據(jù)是企業(yè)的財富，通過對數(shù)據(jù)的集中管理，徹底改變了企業(yè)數(shù)據(jù)重復、失真、反應滯后、交流困難等現(xiàn)狀，保證了數(shù)據(jù)的安全和快速響應，還提供現(xiàn)實運行數(shù)據(jù)管理、歷史數(shù)據(jù)管理、多企業(yè)單位數(shù)據(jù)管理及外系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理等。同時提供導入導出系統(tǒng)數(shù)據(jù)功能，以滿足與外系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換需要。
?。?）業(yè)務中心
企業(yè)管理的對象是整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，包括企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷。企業(yè)是一個系統(tǒng)，企業(yè)管理是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)管理的各個方面是不能割裂和孤立進行的，用統(tǒng)一的業(yè)務中心來集中處理和管理企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務。業(yè)務中心由插接于系統(tǒng)平臺上的業(yè)務組件組成，企業(yè)可根據(jù)自身的實際管理需要，選擇不同的業(yè)務組件靈活地配置管理系統(tǒng)，從而既充分保證了系統(tǒng)的實用性和適用性，大大降低了系統(tǒng)的實施難度與風險，又可使系統(tǒng)隨著企業(yè)管理及業(yè)務狀況的變化而進行柔性伸縮，使企業(yè)不必再忍受“削足適履”之痛。
?。?）分析決策中心
分析決策中心適用于各個業(yè)務領域的統(tǒng)計分析，其通過向數(shù)據(jù)中心采集業(yè)務數(shù)據(jù)，運用大量的分析方法和手段，能實時形成豐富的統(tǒng)計報表，還可以對各種數(shù)據(jù)進行結構分析、對比分析、趨勢分析、環(huán)比分析等，形成完整的指標體系，將分析結果以表格或圖形顯示，為企業(yè)經(jīng)營決策者提供有力支持。
系統(tǒng)為用戶提供了一系列常用的分析體系和模型，如杜邦分析、沃爾比重體系。系統(tǒng)支持用戶將分析結果與行業(yè)標準、企業(yè)歷史數(shù)據(jù)進行對比。對于集團型企業(yè)，總部可以直接對各下屬單位的財務指標和報表進行分析，無須經(jīng)過多層次的加工處理上報等工作。并且能夠進行集團內(nèi)各單位之間的比較分析。
2? 牽引式的實施方式
2.1 弱化部門界限，強化資源的整合與配置
該軟件以企業(yè)整體資源的優(yōu)化配置為設計目標，能最大程度地實現(xiàn)企業(yè)資源的共享，主要是通過弱化部門及子系統(tǒng)的界限，強調(diào)資源的統(tǒng)一配置和利用，由業(yè)務組件搭建管理系統(tǒng)。
以最基礎的業(yè)務發(fā)生為起點，完成所有管理、核算、考核、控制，并提供決策支持。
若實現(xiàn)整體資源的優(yōu)化配置必須首先管理好有限的企業(yè)資源，為此該系統(tǒng)的人力資源管理、財務管理、資產(chǎn)管理、物流管理等緊扣工作流的每一個環(huán)節(jié)，從而使資源的整合和合理配置能有序、高效地進行[4]。該軟件以預算管理為主線，預算管理是利用預算對企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財務及非財務資源進行分配、考核、控制，以便有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，完成既定的經(jīng)營目標。
企業(yè)財務預算是在預測和決策的基礎上，圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標，對一定時期內(nèi)企業(yè)資金的取得和投放、各項收入和支出、企業(yè)經(jīng)營成果及其分配等資金活動所作的具體安排。 財務預算與業(yè)務預算、資本預算、籌資預算共同構成企業(yè)的全面預算。
在預算編制、分配完成之后，預算控制即可施加到企業(yè)所有的人員、業(yè)務和各個業(yè)務流程，真正實現(xiàn)了對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的事前預測、事中控制，并進行事后分析，即使用軟件真正做到全員、全額、全程、全面的預算管理。
另外，為了實現(xiàn)企業(yè)資源的有效整合，由于系統(tǒng)采用了整體化設計技術，每一項最原始的業(yè)務活動都能實時動態(tài)地變更和改變企業(yè)的財務和經(jīng)營狀況，避免了同類軟件普遍存在的需要“過帳”、“結帳”才能匯總的弊端，從技術上保證了企業(yè)信息的實時性和準確性。
2.2 動態(tài)的工作流作業(yè)方式，滲透企業(yè)的每個角落
工作流引擎是工作任務流轉的核心部分，可完成企業(yè)內(nèi)部對各種業(yè)務的流程控制，支持工作流組態(tài)。針對國內(nèi)企業(yè)正處于從傳統(tǒng)管理模式向著現(xiàn)代企業(yè)管理模式轉變的轉型期的特點，管理模式是個不斷變革、改進和適應的過程，極具易變性；該軟件從系統(tǒng)結構上實現(xiàn)了用戶對所有管理模式的自定義功能。無論在實施階段還是在使用階段，用戶都可以通過面向?qū)ο蟮摹⒖梢暬姆绞?，對管理模式、業(yè)務流程、控制方式、控制強度等進行設置和修改，生成任意復雜的管理和控制流程。
由于這種工作流是可以動態(tài)修改的，在運行初期，對企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務模型改動可大可小，容易在用戶和ERP之間找到平衡點，從而獲得企業(yè)的認可，隨著改革的不斷深入，通過對工作流的不斷改進，實現(xiàn)企業(yè)與ERP管理思想之間的磨合，完善企業(yè)的管理模式，最終實現(xiàn)企業(yè)資源的全面整合和有效利用。
工作流的修改是可視化的。修改工作十分簡單和方便，但有權限限制，以防止意外的修改發(fā)生。使用軟件后發(fā)現(xiàn)：工作流的流程重組是用戶管理中變革的需要，而不是軟件實施時一錘定音所決定的。
這樣一來，通過該軟件在企業(yè)的應用，模式的轉變不是強制性的突變，而是漸進變化和適應的過程。從而走出了一條通過應用具有先進管理思想的軟件系統(tǒng)，牽引企業(yè)不斷改進、走出傳統(tǒng)的管理模式，使企業(yè)逐漸適應ERP的管理思想，完善先進的管理模式的路子。
2.3 分布式存放與集中式管理的數(shù)據(jù)處理策略。
從最大限度地利用整個企業(yè)資源的角度出發(fā)，把集團公司范圍內(nèi)各下屬企業(yè)的業(yè)務和財務數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理是必然趨勢。與此同時，也要考慮國內(nèi)集團型企業(yè)的現(xiàn)狀，在制定企業(yè)管理引擎的具體實施方案時，提供了以下可供選擇的數(shù)據(jù)存放方式和業(yè)務處理模式：
?。?）物理分布式存放、邏輯集中式管理
即下屬企業(yè)的數(shù)據(jù)在本地集中存放和處理；集團公司通過網(wǎng)絡方式管理和使用下屬企業(yè)的數(shù)據(jù)。集團公司與下屬企業(yè)在使用權限上采用權限約定交換方式進行。業(yè)務處理、控制模式以每個實體企業(yè)單位為主體實施，集團內(nèi)的各個企業(yè)之間、各企業(yè)與集團公司之間進行權限約定式的數(shù)據(jù)交換。
?。?）物理集中式存放、邏輯分布式管理
即所有下屬企業(yè)的數(shù)據(jù)都存放在集團公司，但每個企業(yè)的數(shù)據(jù)是相對獨立分布式存放的。與第一種方式相比，改變的主要是數(shù)據(jù)的存放地點，而業(yè)務處理、控制模式?jīng)]有發(fā)生根本的變化，資源共享只在本企業(yè)內(nèi)進行。集團內(nèi)的各個企業(yè)之間、各企業(yè)與集團公司之間也可以通過權限約定方式進行數(shù)據(jù)交換。
?。?）集中式存放、高度共享式管理
即所有下屬企業(yè)的數(shù)據(jù)都存放在集團公司，并在內(nèi)部高度共享。業(yè)務處理、控制模式視不同情況可設計為以集團公司為整體進行，或以個別企業(yè)為主體進行?？蓪崿F(xiàn)整個企業(yè)集團范圍內(nèi)的業(yè)務、財務數(shù)據(jù)的實時處理，從而實現(xiàn)企業(yè)集團資源的整體共享。
通過對集團公司的管理和控制需求、硬件和網(wǎng)絡環(huán)境、軟件處理能力等因素綜合考慮，在產(chǎn)品實施方案的設計時，確定采用三種數(shù)據(jù)存放方式和業(yè)務處理模式中的一種，并按照具體的管理和控制需求進行部分調(diào)整。
3?增量開發(fā)方式，適應性的業(yè)務需求組合
企業(yè)管理引擎的設計目標是：運用ERP的管理思想，充分考慮適應現(xiàn)有的企業(yè)管理水平，以現(xiàn)有管理業(yè)務為基礎，逐步改善提高。在使用過程中推行現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，提高企業(yè)的綜合管理水平。根據(jù)系統(tǒng)設計的目標和需求，企業(yè)管理引擎為企業(yè)實施管理系統(tǒng)的指導思想是：應用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，以企業(yè)整體資源的最優(yōu)配置為主線，提供業(yè)務流程化的工作流管理工具，建立暢順有效的企業(yè)信息溝通渠道。在先進的ERP管理思想的主導下，運用各種數(shù)學方法和數(shù)學模型，緊緊抓住企業(yè)的人、財、物三大資源的有效管理和利用，對企業(yè)的財務、經(jīng)營和管理狀況進行優(yōu)化分析，提供決策支持，力求做到先進、實用、經(jīng)濟、合理，使企業(yè)逐漸地適應ERP的管理思想，走進現(xiàn)代化的管理模式，實現(xiàn)企業(yè)最大的經(jīng)營效益。系統(tǒng)的業(yè)務中心集成了多項業(yè)務組件。
系統(tǒng)采用增量式的業(yè)務組件開發(fā)方式，所設計的業(yè)務組件足夠小，通過適用性的靈活配置，組建出可以滿足不同業(yè)務需要的管理信息系統(tǒng)，并可以適應業(yè)務狀況的變化進行柔性伸縮。企業(yè)可以從基本業(yè)務入手，采用循環(huán)增量的方式，由小至大，從簡到繁，逐步構建完整化的企業(yè)管理系統(tǒng)。已開發(fā)完的主要業(yè)務組件包括：預算管理、資產(chǎn)管理、物流管理、總賬管理、人力資源管理、供應鏈管理、產(chǎn)權管理、醫(yī)院管理、市場及銷售管理等諸多組件。除此之外，還包括信息交流平臺、公文管理、檔案管理等。
企業(yè)管理引擎經(jīng)過了80多家大中型企業(yè)應用，深受廣大用戶的好評，其成功之處除了具有豐富的業(yè)務處理組件之外，最主要的是動態(tài)可修改的、面向?qū)ο罂梢暬墓ぷ髁髯鳂I(yè)機制，這種處理方式極大地適應了國內(nèi)企業(yè)從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代企業(yè)管理模式的改變過程。中國的企業(yè)在向世界先進水平邁進的過程中，信息化工作還需要做大量的工作，作為企業(yè)信息化的工作，決不能只停留在簡單的信息化水平，而應把降低企業(yè)運營成本，提高企業(yè)經(jīng)營效益作為主要目標，結合國內(nèi)企業(yè)的實際情況，吸收國外ERP軟件中有益的管理思想，牽引國內(nèi)企業(yè)逐步適應現(xiàn)代企業(yè)的管理方式和制度。愿本文能給正在從事ERP軟件或企業(yè)管理信息系統(tǒng)的同行們一點啟發(fā)，開發(fā)出讓企業(yè)在變革中得心應手的軟件產(chǎn)品，在推動廣大企業(yè)提高管理水平的同時，也提高軟件企業(yè)自身的發(fā)展。
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